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Olistica e Lavoro ∴ Consigli utili per le tue riunioni

Aggiornamento: 7 giu

Saper comunicare è importante nella vita; ancor di più se da questo dipendono le nostre responsabilità.

Nel mio precedente articolo, ho affrontato secondo l’olistica l’importanza della comunicazione sul lavoro. Dai consigli su come gestirla, ai pro e contro. Ma come applicare queste soluzioni nella pratica?

Uno dei panorami tipici in cui la comunicazione professionale risulta essenziale, è quello delle riunioni di lavoro 👥.


Ricordi il detto “Prevenire è meglio che curare”? Se non altrove, avrai sicuramente letto i miei consigli a riguardo.

Le riunioni di lavoro sono una delle situazioni in cui le nostre abilità personali – prima ancora di quelle professionali – vengono messe alla prova. Per questo motivo, è utile affrontare queste occasioni di lavoro preparati. Non solo per rispetto verso i nostri doveri, ma ancor di più verso noi stessi. Vivere l’esperienza come un’occasione di favorire la propria crescita personale attraverso gli altri.


Come riuscire quindi ad essere pronti per una riunione?


Giocando d’anticipo ⚡.


Lo spirito giusto è quello di essere pro-attivi. Prendi l’iniziativa non appena ricevi comunicazione di un prossimo raduno di lavoro. Che sia tu o meno l’organizzatore, le regole del gioco non cambiano.

Sfrutta il tempo necessario per raccogliere le informazioni che pensi possano essere fondamentali durante l’evento. Oltre che fonte di conoscenza per garantire la tua preparazione, è altrettanto utile per un’eventuale condivisione con i tuoi colleghi.

Questo approccio verificherà la tua competenza su tutti gli aspetti:

  • 🧑‍💻 Personale: il tuo impegno verso un obiettivo comune

  • 🗣️ Sociale: la tua capacità di rapportarti alle altre persone

  • 🧑‍🏫 Professionale: la dimostrazione delle tue doti e della loro importanza nel tuo ambiente di lavoro


Mostrandoti un passo avanti, trasmetterai sicurezza al gruppo ed otterrai fiducia per le successive iniziative di lavoro.


Essere informato ti metterà in una condizione di vantaggio soprattutto con te stesso. Ognuno dei risultati e dei traguardi che otterrai, contribuiranno a rafforzare, oltre che le tue caratteristiche, anche la tua stessa autostima.

Un successo sia per te che per coloro con cui ti confronti.


Esaminato l’atteggiamento con cui partecipare ad una riunione, è tempo di dedicare attenzione al tuo piano d’azione. 💪



Consigli utili per le tue riunioni
Olistica e Lavoro


Le 10 regole per una corretta riunione di lavoro


🧘 Centratura


Un ottimo inizio ti porta già a metà dell’opera. Avere un corretto stato mentale ti aiuterà a gestire possibili ostacoli che potrebbero manifestarsi, come ansia o stress. Trova il tuo equilibrio qualche minuto prima dell’inizio della riunione: questo è il momento migliore per praticare la respirazione meditativa.


🕘 Puntualità


Regola d’oro è quella di presentarsi con un leggero anticipo. Che sia in una sala riunioni od in una stanza virtuale, il ritardo sul lavoro è un cattivo biglietto da visita.

Puoi vederlo anche come un vantaggio: utilizzare questo spazio preliminare per socializzare. Questo può aiutarti a rompere il ghiaccio e mantenerti rilassato per l’inizio dell’evento.


✋ Presenza


Cerca di essere presente. Partecipa attivamente con domande sul lavoro, oppure esponendo i tuoi punti di vista, così come proponendo alternative. Mostrandoti interessato, catturerai l’attenzione dei tuoi collaboratori e fortificherai quella sensazione di fiducia che già avrai costruito preparandoti in precedenza.

Questa garanzia sarà ancora più solida se quando prenderai parola, sarai sempre trasparente. Non tralasciare nulla, esprimiti con chiarezza e sii comprensibile nei confronti di chi ti ascolta. Nascondere qualcosa sul lavoro, anche se a fin di bene, potrebbe trasformarsi in un’arma a doppio taglio. Non lasciarti sconfiggere dalla timidezza od il timore di eventuali conseguenze. Anche sapersi prendere le proprie responsabilità è un segno di maturità personale e professionale molto apprezzato.


✍️ Annotazione


Assicurati di tracciare i contenuti di lavoro della discussione. E’ una buona abitudine avere sempre con sé un taccuino od un supporto digitale per annotare tutto ciò che è utile. Scegli quello a te più confortevole. Tenere nota degli argomenti e delle decisioni accordate, ha diverse utilità. Ti permette di non scordare nulla di fondamentale e, allo stesso tempo, è un valido testimone per il tuo lavoro e quello dei tuoi compagni.


💬 Comunicazione


Il silenzio è un tratto distintivo di una personalità saggia ed introspettiva. Tuttavia, in un contesto collettivo, può essere fraintesa in una mancanza d’interesse.

Se pensi di non aver trovato sufficienti informazioni per arrivare preparato alla riunione di lavoro o che mancherai d’ispirazione durante la conversazione, organizza un piano B. Appunta qualche frase o quesito che potresti mettere in mostra, che abbia qualche punto in comune con l’argomento principale. Non è necessario che sia strettamente legato ad esso. Puoi contare anche su aspetti secondari. Come introdurre altri soggetti o strumenti direttamente od indirettamente utili allo scopo della riunione.


👂 Attenzione


Ascolta, non limitarti a sentire. Vivi il Qui e Ora. Essere sincronizzato su ciò che accade intorno a te è fondamentale anche nella tua quotidianità. In una riunione di lavoro, si traduce in tempo guadagnato nell’evitare di rifinire e tradurre le informazioni raccolte per la successiva pianificazione. Nel peggiore dei casi invece, nella ricerca di quelle mancanti.


📋 Coerenza


Mantieni l’oggetto della conversazione di lavoro secondo quanto previsto dagli obiettivi comuni. Evita di disperdere tempo ed energie in argomenti non in linea con l’ordine del giorno. Ciò creerà solo ulteriore confusione su quello che la riunione ha lo scopo di chiarire.


⚖️ Bilanciamento


Rendersi disponibili agli altri ed assumere incarichi di lavoro extra in sede di riunione, è il modo migliore per irrobustire il rapporto di fiducia con i partecipanti. Nel proporti, tieni sempre in considerazione il tuo attuale stato operativo. Attenzione a non esagerare: troppe aggiunte potrebbero rallentare i tuoi compiti principali, privandoti del tempo e delle risorse necessarie al tuo lavoro.


🔎 Approfondimento


Dopo la riunione, controlla i tuoi appunti ed i dati ottenuti. Chiedi ai tuoi responsabili e collaboratori eventuali chiarimenti od elementi mancanti per risultare allineato al gruppo di lavoro. La revisione è fondamentale quanto le precedenti fasi. Una verifica ben strutturata eviterà possibili imprevisti a processo avviato.


🗓️ Pianificazione


Forte di tutti gli elementi indispensabili, concentrati nell’allineare la tua agenda di lavoro ai risultati previsti dalla riunione.


Far tesoro di queste regole e metterle in pratica, è la carta vincente per mantenere un sereno e produttivo rapporto di collaborazione nel tuo lavoro.


Prendere confidenza con questa prospettiva richiede pratica, ma il cambiamento è ben visibile già dal primo tentativo. Se non hai mai provato questi suggerimenti od hai avuto modo di farlo solo in parte, non attendere oltre e provali subito nel tuo lavoro!


Saluti al prossimo consiglio. 👋

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