Anche se svolgi un lavoro individuale o parte di uno collettivo, il modo in cui interagisci con gli altri ne è uno degli aspetti chiave. La comunicazione è il tratto che ti permette di esprimere te stesso con gli altri, relazionarti a loro e – soprattutto – raggiungere i tuoi obiettivi.
Vediamo come gestirlo all'interno di un team.
Prevenire è meglio che curare
Ne hai mai sentito parlare? Questa è la mia regola personale preferita ed uno dei migliori consigli che posso darti, perché può essere esteso a ogni aspetto della nostra vita. Sono abituato ad applicarlo nel mio lavoro in modo molto semplice:
Quando un problema si presenta, alza la mano! 🙋
Sì, semplice ma efficace. Soprattutto nel far parte di un gruppo di persone, tutte coordinate per raggiungere un obiettivo comune. Questa rappresenta una delle tue armi migliori. Non vergognarti o preoccuparti di esternare il tuo punto di vista individuale. Durante i diversi processi lavorativi legati a persone diverse, a volte capita che qualcosa al suo interno possa incontrare un ostacolo. Ed è allora che la frattura della vostra struttura di lavoro può emergere in modo facile o difficile durante il lavoro.
La soluzione migliore per risolverlo la maggior parte delle volte è discutere del problema con il resto del team. Meglio tutti insieme – compreso il tuo responsabile di lavoro – od a quelli legati alla tua diretta area di responsabilità. Ti aiuteranno come membro del team e la tua collaborazione ti porterà la soluzione naturalmente. Più importante, stai agendo in modo premuroso nei confronti dei tuoi colleghi, del tuo capo ed anche dei tuoi obiettivi. Ed è così che funziona un vero team di lavoro.
Non esitare: l'attesa è un nemico mortale in questa fase. Agire rapidamente ti porterà presto alla soluzione. Allo stesso tempo, dimostra la tua attitudine ad essere reattivo e pronto a prendere in considerazione sia le tue responsabilità che il tuo team. Avvisali, parla con il tuo capo o collega di lavoro e fissa un incontro dedicato o discutilo immediatamente. La scelta è tua. Basta essere allineati con la disponibilità e le intenzioni degli altri.
Prendere l'iniziativa e agire da soli non è la strada giusta e qualcuno potrebbe interpretarlo come un campanello d'allarme. Essere propositivi nel proprio lavoro è bene ed essenziale come professionisti, ma ricorda che far parte di una squadra significa coesione. Unire le forze con i tuoi compagni di squadra è la tua priorità per risolvere il problema nel modo più conveniente per tutti.
Voglio condividere con te un esempio di lavoro su come la comunicazione avrebbe potuto essere cruciale se fosse stata utilizzata correttamente:
Durante lo sviluppo di un progetto, un collega riscontra un'incoerenza nella progettazione assegnata. In sostanza, l'approccio scelto dall'autore non era compatibile con l'ambiente finale. Il collega decide di applicare la propria soluzione alternativa. Successivamente, durante la revisione generale, il capo rileva l'incongruenza tra il progetto e il prototipo, chiedendo un chiarimento. Il collega spiega con orgoglio il suo operato, con grande disappunto invece da parte del suo supervisore. La sua iniziativa, presa senza previa approvazione, costringe l'intero team a fare passi indietro e rifattorizzare il compito per implementare una soluzione diversa scelta dal capo. 🙇♂️
Come puoi vedere da questa storia (non così) “divertente” 😅, è il risultato di una cattiva comunicazione da entrambe le parti. Non conta il ruolo lavorativo, perché il risultato finale dipende da tutti.
Questa è una pillola della mia carriera durante la mia prima esperienza in una squadra. Onestamente, non mi preoccupa parlarne, dal momento che grazie ad esso ed a tanti altri errori lungo il percorso, ho sicuramente imparato il vero significato della comunicazione. Così come per i miei colleghi.
Ho parlato di comunicazione durante brutte situazioni lavorative. Ma come adottarlo concretamente, anche non solo in questi scenari?
Semplice è meglio
Se vuoi cominciare fin dall’inizio, prova ad abituarti ad alcune buone pratiche che possono davvero migliorare la tua comunicazione lavorativa:
📝Note: quando ti viene in mente qualcosa, se sai che inevitabilmente dovrai segnalare qualcosa ai tuoi colleghi, responsabili o simili, scrivilo. Durante il tuo lavoro, tieni sempre con te un taccuino – fisico o digitale non importa – per prendere appunti delle cose importanti. Questo vale per le idee semplici piuttosto che per le riunioni. Anche le discussioni e tutte le situazioni in cui dovrai gestire informazioni di qualsiasi natura, tra il tuo team e nel tuo lavoro in generale;
♯ Commenti: È una pratica comune ed allo stesso tempo una delle più sottovalutate. Lasciare commenti utili nella tua documentazione ti aiuta innanzitutto ad avere una migliore comprensione del tuo lavoro. Ti aiuta nei tuoi processi mentali e perfino nel tuo miglioramento personale. Ultimo ma non meno importante, è un tesoro per i tuoi collaboratori affinché siano sempre sulla stessa lunghezza d'onda e si uniscano a te nei tuoi compiti;
❓Domandare: Chiedere è semplicissimo e rappresenta una risorsa estrema per te e per il tuo lavoro. Non è mai una perdita di tempo domandare chiarimenti e qualsiasi cosa necessaria per svolgere correttamente il proprio lavoro. Non hai capito un compito particolare? Chiedi informazioni. Il tuo compagno di squadra ha dimenticato di inviarti le specifiche sulla sua ultima revisione prima di inviartela? Chiedile.
Molte persone sono spaventate da quest’ultimo punto per molte ragioni. Si sentono stupidi solo per questo, insicuri su come affrontare gli altri nel loro lavoro e così via. Ma non sei stupido o goffo. Semplicemente devi imparare a farlo in modo efficace. Come introdotto nel mio post introduttivo (leggi), il segreto è trovare l'equilibrio tra il nostro lavoro ed il nostro benessere.
Se ti senti così, prova prima a prenderti il tuo tempo: prima di chiedere, medita.
Esistono molti modi per meditare, il più semplice si basa sulla respirazione:
Inspira per 4 secondi;
Trattenete il respiro per 4 secondi;
Espira per 4 secondi;
Dopodiché, fai la tua domanda. Vedrai immediatamente i benefici della meditazione e quanto sia semplice facilitarci il lavoro con queste piccole strategie. 😉
Lavoro: Utilità
Inoltre, ecco alcuni strumenti digitali molto comuni che potrebbero letteralmente fare la differenza:
💬 Slack (vedi): questa applicazione è pensata per gestire la comunicazione interna del tuo team. Può essere personalizzata in diversi modi e supporta molte funzionalità. Disponibile anche su desktop e mobile;
✔️ Trello (vedi): l'approccio agile è ben supportato da questo software, che porta la metodologia Kanban (leggi) al tuo flusso di lavoro. Puoi personalizzare e controllare diverse funzionalità correlate sia su singole attività che sul team. Dal tuo browser, desktop o dispositivo mobile;
🕰️ TrackingTime (vedi): permette di tracciare ogni membro del team in base al suo orario di lavoro attivo. Un calendario dedicato abbinato ad un insieme di varie funzionalità ti aiuta a gestire con precisione il tempo del tuo team. È disponibile anche per web e dispositivi mobili.
Naturalmente ci sono diverse alternative a questi strumenti. Sentiti libero di testarli e di utilizzare quello più comodo per te.
Ricorda, fai parte di una squadra. Affronterai molte volte situazioni come queste nel tuo lavoro, ma comunicare non sarà mai un errore. Devi fidarti dei tuoi colleghi e delle loro capacità, così come loro hanno fiducia in te. Il fallimento potrebbe essere dietro l’angolo, ma non bisogna mai averne paura. Fallimento significa crescita e la tua crescita personale sarà un valore anche per l'intero team.
Saluti al prossimo consiglio. 👋
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